很多企業(yè)朋友負(fù)責(zé)展會(huì)準(zhǔn)備工作的往往是一些新手，面臨千頭萬緒的準(zhǔn)備工作，無所適從，其實(shí)參加一個(gè)展會(huì)也并非想像中那么復(fù)雜，小編給大家整理了幾條，具體搭建公司、酒店推薦詳見《參展商手冊》。
1、展位搭建
搭建是整個(gè)環(huán)節(jié)的重中之重，50％的展示效果需要依靠搭建和展品的展示取得。標(biāo)展要了解尺寸，制作相應(yīng)的大海報(bào)宣傳背景圖；特裝需要確定正規(guī)的搭建公司并確認(rèn)尺寸、款式、價(jià)格等。當(dāng)然，我們展會(huì)有合作的特裝公司，價(jià)格也比較優(yōu)惠，詳情請參看《參展商手冊》。
2、展品準(zhǔn)備
首先當(dāng)然是確定展品目錄，如果展位小，展品多，可能需要對(duì)展品進(jìn)行一些取舍，拿出具有競爭力的新產(chǎn)品是成功展示的關(guān)鍵。另外，大家都知道第一次合作比較重要，現(xiàn)場做適當(dāng)?shù)拇黉N優(yōu)惠活動(dòng)，可以有效促進(jìn)現(xiàn)場成單和以后持續(xù)的合作。最后，核心產(chǎn)品以實(shí)物為好，因?yàn)閷?shí)物可以現(xiàn)場演示，比較直觀，這樣讓客戶有深入的認(rèn)知。
最后，要熟悉展覽館對(duì)特殊展品的要求，比如用火、用氣、限高等等數(shù)據(jù)，在這里要提醒一下，主辦方提供的《參展商手冊》是需要熟悉的，作為企業(yè)展會(huì)準(zhǔn)備工作負(fù)責(zé)人，這個(gè)文件一定閱讀一遍，并在重點(diǎn)內(nèi)容加以批注和備忘。
3、資料準(zhǔn)備
資料的準(zhǔn)備也是關(guān)鍵之一，在資料的準(zhǔn)備上，求全求細(xì)，特別是對(duì)產(chǎn)品的介紹，性能、參數(shù)等等務(wù)求細(xì)致周全，以備萬一。
資料的編排不求多花哨，簡潔大氣即可，但紙張建議使用較好的紙張，如果在樣本的設(shè)計(jì)上，突出一兩個(gè)設(shè)計(jì)的亮點(diǎn)，那就更好了。這些可與設(shè)計(jì)師多溝通，宣傳材料的紙張、印刷應(yīng)該力求精美，版式設(shè)計(jì)方便閱讀，圖片盡量完善、清晰。這些資料是給客戶的第一印象。參加一個(gè)大型的專業(yè)展覽會(huì)，展覽的資料、宣傳策劃反映出一個(gè)企業(yè)的綜合素質(zhì)。另外，一定要準(zhǔn)備充足的名片，名片最好是有特色一點(diǎn)，以提升眾多名片之中的識(shí)別率。
4、人員準(zhǔn)備
現(xiàn)場接待：可根據(jù)展位的大小和布局——有幾面口、幾個(gè)接待臺(tái)、幾個(gè)重點(diǎn)展示的產(chǎn)品來確定人數(shù)，對(duì)這些人的要求就是彬彬有禮，不卑不亢，笑臉迎人，口齒清晰，專業(yè)知識(shí)扎實(shí)。
現(xiàn)場總協(xié)調(diào)：這個(gè)人應(yīng)是經(jīng)理一級(jí)，他主要管理所有"現(xiàn)場接待"，解決"現(xiàn)場接待"所不能應(yīng)付的問題，這個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)能力要強(qiáng)，重要的是專業(yè)知識(shí)一定精深。
級(jí)別高一些的：現(xiàn)場會(huì)有重要客戶應(yīng)約來訪，來的都是客，特別到達(dá)展會(huì)現(xiàn)場，自然不如家里條件好，因此接待的級(jí)別通過接待的人來提高，給客戶愉快的感受。所以，如果有副總（或以上）一級(jí)的，應(yīng)赴會(huì)接待一下。
跑腿型：現(xiàn)場難免會(huì)有一些體力活，雜活，突發(fā)事情，比如臨時(shí)買個(gè)膠帶或工具、搬搬資料，忙的時(shí)候，頂一把�？倸w要有兩三個(gè)腿腳靈活、眼明手快，對(duì)展館地形熟悉的人搞定這些細(xì)碎工作。
總后勤：這個(gè)人負(fù)責(zé)搞定赴展會(huì)所有員工的衣食住行�？偤笄诳赡苄枰粌蓚�(gè)幫手，視參會(huì)工作人員的數(shù)量來定，比較重點(diǎn)的工作是飲用水和中餐。
最后需要說明的是，視展位的大小，安排相應(yīng)的人手，如果展位小，安排的人少，那么可能就一個(gè)身兼數(shù)職，但工種大抵如此，不論如何，赴展會(huì)前的動(dòng)員會(huì)是一定要開的，確定職責(zé)，分工明確，確保參展的數(shù)天內(nèi)工作緊張有序。
5、邀約客戶
同重要的客戶約定見面時(shí)間，以加強(qiáng)業(yè)務(wù)聯(lián)系，這也是展覽會(huì)的重要工作之一，可由專人負(fù)責(zé)重要客戶的約會(huì)、接待、以及洽談的安排，不能因?yàn)檎箷?huì)現(xiàn)場工作比較忙亂，而冷落了這些重要客戶。因此來說，需要一個(gè)公關(guān)能力比較強(qiáng)的人主抓這項(xiàng)工作，提前擬定約會(huì)客戶的名單，向他們發(fā)出邀請，確保他們蒞會(huì)，保證約會(huì)成功，達(dá)到商業(yè)目的。
在實(shí)際操作中，很多參展商只靠主辦方來邀請買家，其實(shí)這并不能達(dá)到參加展會(huì)效益最大化，企業(yè)在廣泛的宣傳和邀請買家赴展會(huì)與其見面的過程中，本身對(duì)自己就是一種宣傳，畢竟能赴會(huì)參展，是企業(yè)實(shí)力的一種象征，是眾多新產(chǎn)品的逐一展示，也是面對(duì)面交流的一次契機(jī)。
6、當(dāng)?shù)芈糜瓮扑]
鄭州是中國人口第一大省的省會(huì)、首批中國優(yōu)秀旅游城市、國家級(jí)歷史文化名城、中國八大古都之一，是河南旅游的第一目的地和第一客源地，參加完展會(huì)爬山玩水總相宜，周邊開封、焦作、洛陽也景點(diǎn)多多，如果是外地來的朋友不妨休閑放松一下。
嵩山少林寺
黃河風(fēng)景名勝區(qū)
康百萬莊園
開封清明上河園
焦作云臺(tái)山
洛陽老君山
